○多度津町個人情報保護事務取扱要綱

平成17年6月24日

要綱第9号

(趣旨)

第1条 この要綱は、多度津町個人情報保護条例(平成17年多度津町条例第16号。以下「条例」という。)に定める個人情報の保護に関する事務処理について、必要な事項を定めるものとする。

(個人情報窓口の設置等)

第2条 条例の円滑な運用を図るため、次のとおり個人情報窓口を設置し、個人情報の保護に関し必要な事務を行うものとする。

(1) 総合窓口 多度津町政策企画課

(2) 総合窓口で行う事務

① 個人情報取扱事務に係る総合調整に関すること。

② 個人情報の取扱いに係る相談及び案内に関すること。

③ 本庁各課室及び各出先機関(以下「事務担当課等」という。)に係る多度津町個人情報保護条例施行規則(平成17年多度津町規則第13号。以下「規則」という。)様式第1号の個人情報取扱事務登録簿(以下「登録簿」という。)の閲覧に関すること。

④ 保有個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求の受付・処理に関すること。

⑤ 本庁各課室が保有する保有個人情報の開示に伴う写しの作成及び交付に要する費用の徴収に関すること。

⑥ 事業者が取り扱う個人情報の保護に関すること。

⑦ 個人情報の取扱いに係る苦情処理に関すること。

⑧ 条例に基づき行った処分に対する審査請求の処理に関すること。

⑨ 多度津町個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)への諮問に関すること。

⑩ 条例の施行状況の把握に関すること。

⑪ 上記のほか、条例の施行に関して必要と認められること。

(3) 事務担当課等で行う事務

① 個人情報の収集に関すること。

② 個人情報の管理に関すること。

(登録簿の作成等)

第3条 個人情報を取り扱う事務を担当する事務担当課等の長は、当該事務担当課等が所掌する個人情報取扱事務について、登録簿を作成し、登録簿に登録した事項を変更し、又は登録に係る個人情報取扱事務を廃止しようとするときは、あらかじめ政策企画課長に協議を行うものとする。

(1) 登録に係る個人情報取扱事務の単位

登録に当たっては、個人情報取扱事務の開始からその事務の目的が完結するまでの一連の事務処理の流れを一単位の事務とするものとする。

(2) 登録に係る事務の区分

登録に係る事務の区分は、次のとおりとする。

① 共通事務

複数の事務担当課等において共通の内容で行い、又は行う可能性のある個人情報取扱事務をいう。

② 固有事務

事務担当課等に固有の個人情報取扱事務で、共通事務に該当しないものをいう。

(3) 登録簿の閲覧

実施機関は、登録簿又は登録簿の写しを多度津町政策企画課に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。

(審議会への諮問)

第4条 収集の制限及び利用、提供の制限において、次の場合は審議会へ諮問するものとする。

(1) 審議会への諮問事項

① 条例第6条第2項第6号の規定に基づき個人情報を収集するとき。

② 条例第6条第4項第2号の規定に基づき特定個人情報を収集するとき。

③ 条例第7条第2項第7号の規定に基づき保有個人情報を提供するとき。

(2) 諮問の方法

① 事前協議

審議会に諮問する事項があるときは、事前に事務担当課と協議するものとする。

② 諮問書の作成

の事前協議終了後、諮問書(様式第1号)を作成し、次に掲げる資料を添えて審議会に諮問しなければならない。

ア 意見を聴くべき保有個人情報の取扱いの内容及びその取扱いを必要とする理由を示した資料

イ に係る保有個人情報を取り扱う事務の概要を説明した資料

ウ その他審議に必要な資料

(開示請求書の受付等)

第5条 開示請求書の受付等は、次のとおり行うものとする。

(1) 相談及び案内

① 保有個人情報の開示に関する相談があった場合は、保有個人情報の所在及び内容が検索できる程度に具体的に聴取し、事務担当課等と連絡を取るなど、迅速かつ適切な対応に努めるものとする。

② 条例第27条の規定(開示請求及び開示の特例)による開示請求ができる保有個人情報について開示請求があった場合は、開示の特例により開示を実施する場所へ案内するなど適切に対応するものとする。

③ 開示請求に係る保有個人情報が条例第46条第1項に規定する他の法令等の規定により開示請求に係る定めがあるものについては、当該法令等により開示請求ができることを説明し、当該事務を所掌する事務担当課等へ案内するなど適切な対応に努めるものとする。

④ 保有個人情報開示請求書(規則様式第2号。以下「開示請求書」という。)は、開示請求をしようとする者が総合窓口へ直接持参するよう求めるものとする。

(2) 開示請求書の提出があった場合の事務

① 本人等であることの確認

開示請求書の提出があったときは、開示請求をした者(以下「開示請求者」という。)が開示請求に係る本人、その法定代理人又は遺族(以下「本人等」という。)であることの確認を次の区分により行うものとする。

ア 本人による開示請求の場合

(ア) 確認する書類

本人確認のため提出し、又は提示を求める書類は、運転免許証、旅券、その他本人であることを確認し得る書類とする。

(イ) 確認の方法

本人確認を行う場合は、書類に貼付された写真との照合により、又は複数の書類の提出又は提示を求めることにより行うものとする。

イ 法定代理人による開示請求の場合

アに掲げる方法により法定代理人自身の確認を行うほか、開示請求に係る保有個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び法定代理人が開示請求に係る保有個人情報の本人の親権者、未成年後見人又は成年後見人であることを確認するため、戸籍謄本(抄本)、住民票の写し、その他法令等の規定により交付された書類のいずれかの提出又は提示を求めることにより行うものとする。

なお、成年後見人が法人である場合、理事や代表取締役などの法人の代表機関に限り、開示請求ができるものである。この場合、成年後見人であることの確認は登記事項証明書によって行い、法人であることの確認は法人登記簿の謄本等によって行う。また、法人の代表機関が請求しようとする者であることの確認は、法人登記簿の謄本等とアに掲げる方法で行うものとする。

ウ 遺族による開示請求の場合

アに掲げる方法により遺族自身の確認を行うほか、死者との関係を確認するため、死者の除籍謄本、開示請求者の戸籍抄本、その他遺族であることを確認できる書類のいずれかの提出又は提示を求めることにより行うものとする。

エ 郵便又は信書便により開示請求書の提出があった場合

(ア) 病気、身体障害、町外等遠隔地居住その他のやむを得ない理由により総合窓口等に開示請求書を持参できないと認められる者から郵便又は信書便により開示請求書の提出があった場合は、この開示請求をしようとする者が開示請求書を総合窓口等へ直接持参できない理由を証する書類を提出するよう求め、その妥当性を判断するものとする。

(イ) 開示請求者が開示請求に係る本人等であることの確認をアに掲げる書類のうち複数の提出を求め、慎重に行うものとする。

(ウ) 法定代理人であることの資格の確認は、イに準じて、遺族であることの資格の確認は、ウに準じて行うものとする。

オ 氏名に変更があった場合

婚姻等により、開示請求時の本人等の氏名が開示請求に係る保有個人情報における氏名と異なる場合には、アに掲げる方法のほか、旧姓等が記載された戸籍謄本等の提出又は提示を併せて求め、開示請求に係る保有個人情報の本人等であることを確認するものとする。

② 開示請求書の記載事項を確認する際の留意事項

ア 「住所、氏名、電話番号」

開示請求をしようとする者が保有個人情報の本人等であるかどうかの確認、決定通知書の送付及び連絡調整のため、正確に記入してもらう。

開示請求をしようとする者が法定代理人又は遺族である場合は、「請求者の区分」欄及び「保有個人情報の本人の氏名及び住所」欄が正確に記載されているかを確認する。

なお、請求者の押印は必要としない。

イ 「開示請求に係る保有個人情報の内容」欄

開示請求の対象となる保有個人情報を特定するためのものであるから、「町が保有する自己の個人情報のすべて」「○○課にある自己の個人情報のすべて」等ではなく、例えば、「○○課の○○に関する事務に記録されている私の情報」「△△年度の□□課が行った××に関する事務に記録されている私の情報」とするなど、当該情報の所在及び事務の名称又は知りたいと思う保有個人情報の内容が特定できる程度に具体的に記載するよう求めるものとする。

なお、開示請求書が総合窓口等に提出された場合においては、開示請求をしようとする者の知りたい情報を聴取し、当該保有個人情報が記録されている行政文書を登録簿等により検索し、事務担当課等と連絡をとるなど保有個人情報の特定に努めるものとする。なお、この場合において必要があると認めるときは、事務担当課等の職員の立会いを求めるものとする。

ウ 「開示の方法の区分」欄

希望するものについて、「レ」を記入してもらう。

エ 「備考」欄

開示請求に係る保有個人情報の特定及び検索を行う上で参考となる事項(開示請求者の旧姓、旧住所等)がある場合等に記入を求める。

(3) 開示請求書の受付

開示請求書の受付は、開示請求書の提出があった日をもって事務担当課等が収受印の押印を行うものとする。

なお、開示請求書に不備があり補正を求める場合であっても、開示請求書の提出があった日が受付日である。

(4) 開示請求書の職員記入欄(※印の付いた欄をいう。以下同じ。)の記入

① 「事務担当課等」欄

開示請求に係る個人情報の事務を取り扱う事務担当課等(担当まで含む)の名称及び電話番号(内線)を記入する。

② 「請求者の確認」欄

請求者を確認した書類の名称、番号、記号その他必要な事項を記入する。

③ 「法定代理人又は遺族の確認」欄

開示請求者が、開示請求に係る保有個人情報の本人の法定代理人又は遺族であることを確認した書類の名称、番号、記号その他必要な事項を記入する。

④ 「本人の生年月日又は死亡年月日」欄

未成年者の法定代理人が開示請求をしようとする場合には、本人の生年月日を記入する。遺族が開示請求をしようとする場合には、本人の死亡年月日を記入する。その他の場合には、記入の必要はない。

⑤ 「受付年月日」欄

事務担当課等が開示請求書を受け付けた年月日を記入する。

(5) 開示請求者への説明

開示請求書が提出されたときは、開示請求者に対して次のことを説明するものとする。

① 条例第20条に規定する開示、一部開示又は不開示の決定(以下「開示決定等」という。)は、開示請求書が提出された日から起算して30日以内に決定し、その内容を通知すること。事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、この期間を60日を超えない範囲で延長することがあり、この場合は、書面により通知すること。

② 開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求書が提出された日から起算して60日以内にそのすべてについて開示決定等することにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあるときは、当該開示請求に係る保有個人情報の一部について60日を超えて開示決定等を行うことがあり、その場合は、開示請求書が提出された日から起算して30日以内にその旨を通知すること。

③ 開示をするかどうかを決定したときは、開示請求者に対し書面により通知すること。

④ 保有個人情報の開示をする場合の日時及び場所は、保有個人情報開示決定通知書(規則様式第3号)又は保有個人情報一部開示決定通知書(規則様式第4号。以下「開示決定通知書」という。)により通知すること。

⑤ 保有個人情報の開示を実施する際は、写しの作成及び交付に要する費用を前納する必要があること。

(6) 開示請求書の補正

開示請求書の必要事項の記載に漏れ(不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。)がある場合や保有個人情報が特定できない場合(例えば「町の保有する私に関する一切の個人情報」といった記載で対象保有個人情報の特定が困難な場合)、本人等であることを確認できない場合等、開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求者に対して、その場で補正を求めるものとする。このとき、事務担当課等は、開示請求者に対し、当該補正の参考となる情報(登録簿等)を提供するものとする。郵便又は信書便での送付による開示請求の場合その他その場で補正することができない場合は、相当の期間を定めて開示請求者に補正を求めるものとする。

開示請求者が当該期間内に補正に応じないとき、又は開示請求者に連絡がつかないときは、開示請求を却下する。

なお、保有個人情報が特定できない場合であって補正に応じないときは、保有個人情報の特定の妥当性という実質的判断を伴うことから、不開示決定とすることが適当な場合もあり得るので、必要に応じて情報室に協議するものとする。

また、補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、開示決定等の期間に算入しない。

(7) 開示請求書が提出された後の処理

① 提出された開示請求書の写しを開示請求者に1部手交する。

② 開示請求書の原本を1部保存し、写しを事務担当課等へ送付する。

(開示決定等)

第6条 開示決定等の事務は、次のとおり行うものとする。

(1) 開示請求に係る保有個人情報の範囲の特定

事務担当課等は、開示請求書を受け付けたときは、その内容を確認し、開示請求に係る保有個人情報が記録されている行政文書の特定に努めるものとし、当該行政文書に記録されている情報のうち、開示請求に係る保有個人情報の範囲の特定を次の区分により行うものとする。

① 当該保有個人情報に係る部分が当該行政文書の中で明確に区分できるとき(例えば、申請書、同意書等の様式であるとき)は、当該保有個人情報に係る部分

② 当該保有個人情報に係る部分が当該行政文書の中で明確に区分できないとき(例えば、本人に関する情報とそれ以外の情報とが合一し、全体として本人についての保有個人情報を形成しているとき)は、それ以外の情報も含めた部分

(2) 開示の可否の検討

事務担当課等は、速やかに開示請求に係る保有個人情報について条例第16条各号該当の有無及び条例第16条の適用の当否等を検討し、開示決定等を行う。

なお、必要に応じて関係する事務担当課等と協議するものとする。

(3) 決裁区分

本庁の各課室においては、多度津町処務規則(昭和36年規則第41号。以下「処務規則」という。)第12条の規定により課長専決事項とされている。

(4) 開示決定等の期間の延長

① 開示決定等の期間の延長

事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、開示請求書が提出された日から起算して60日を限度として、開示決定等の期間を延長することができる。

この場合、事務担当課等の長は、当該期間を延長する旨の決定をし、開示請求者に対し、遅滞なく、保有個人情報開示決定等期間延長通知書(規則様式第6号)により開示請求者に通知するとともに、当該通知書の写しを政策企画課に送付する。

なお、決定期間の延長通知は、法令上の権利、義務を直接変更するものではないため処分には該当しないが、条例第21条第2項の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

② 開示決定等の期限の特例

開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、当該開示請求書が提出された日から起算して60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの保有個人情報については、相当の期間内に開示決定等をすることができる。

この場合、事務担当課等の長は、開示請求書が提出された日から30日以内に、条例第22条を適用する旨の決定をし、開示請求者に対し、保有個人情報開示決定等期間特例延長通知書(規則様式第7号)によりその旨を通知するとともに、当該通知書の写しを県民室に送付する。

なお、決定期間の特例延長通知は、法令上の権利、義務を直接変更するものではないため処分には該当しないが、条例第22条の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

(5) 事案の移送

① 事案の移送の協議

開示請求に係る保有個人情報が他の実施機関により作成された場合等他の実施機関が開示決定等をすることにつき正当な理由があるときは、事務担当課等の長は、速やかに、当該他の実施機関と事案の移送についての協議を行う。

② 事案の移送の決定等

移送先実施機関との協議を経て、事案の移送を決定したときは、移送先実施機関に事案を移送する旨を通知し、当該事案に係る開示請求書を送付するとともに、当該通知文の写しを政策企画課に送付する。

なお、移送した実施機関が移送前にした行為は、移送先実施機関がしたものとみなされるため、開示決定等の起算日は、移送をした実施機関に開示請求書が提出された日となる。

(6) 開示請求者への通知

事案の移送をした事務担当課等は、保有個人情報開示請求事案移送通知書(規則様式第8号)により、遅滞なく開示請求者に対し通知するとともに、当該通知書の写しを政策企画課に送付する。

なお、事案の移送は、法令上の権利、義務を直接変更するものではないため処分には該当しないが、移送をした理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

(7) 第三者に対する意見書提出の機会の付与

開示請求者以外の個人又は法人等(以下「第三者」という。)に対する意見照会は、条例第24条第1項に規定する任意的なものと同条第2項に規定する義務的なものがあり、その取扱いは次によるものとする。

① 任意的な意見照会

開示請求のあった保有個人情報について条例第16条各号に該当するかどうかの判断を、より的確に行うため必要な場合には、第三者に意見照会を行うものとする。

なお、一件の開示請求に係る保有個人情報に多数の第三者の情報が記録されている場合等で、すべての第三者に対して意見照会を行うことが困難であるときは、開示可否の決定の判断に必要な範囲で意見照会を行うものとする。

② 義務的な意見照会

条例第24条第2項各号のいずれかに該当する場合は、開示決定に先立ち、当該第三者に対し、意見書を提出する機会を与えなければならない。

③ 意見照会の方法

任意的な意見照会の場合には保有個人情報の開示に係る意見照会書(規則様式第9号)により、また、義務的な意見照会の場合には、保有個人情報の開示に係る意見照会書(規則様式第10号)を送付し、返信用として同封する保有個人情報の開示に係る意見書(規則様式第11号)により意見を徴する方法で行うものとする。

第三者に意見照会を行うときは、開示請求者の識別性を消去して、開示請求に係る保有個人情報の内容を記載するなど開示請求者の権利利益の保護に十分配慮するとともに、1週間以内に回答が得られるよう、当該第三者に協力を求めること。

なお、期限までに意見書の提出がなかった場合には、必要に応じて電話等で第三者に確認するものとするが、特段の事情のない限り反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)の提出はなかったものとして取り扱う。

④ 第三者保護の手続

意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該第三者に関する情報の開示に反対意見書を提出した場合において、開示決定をするときは、当該第三者に対して審査請求等の機会を確保するため、次の措置を講ずるものとする。

⑤ 開示を実施する日

開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。

⑥ 反対意見書を提出した第三者への通知

開示決定後直ちに、反対意見書を提出した第三者に対し、保有個人情報開示通知書(規則様式第12号)により通知する。

なお、反対意見書を提出した第三者に関する情報が含まれる保有個人情報の全部又は一部を開示する決定に対して、当該第三者から審査請求及び処分の取消しの訴えをすることが可能であるため、その旨を備考欄に記入する。

また、条例第43条により条例第24条第3項の規定を準用する場合においては、処分の取消しの訴えを提起することができるため、その旨を備考欄に記入する。

なお、開示をしない旨の決定をしたときも書面又は口頭により連絡するよう努めるものとする。

⑦ 開示決定通知等の留意事項

ア 保有個人情報の全部の開示をする旨の決定をした場合

保有個人情報開示決定通知書(規則様式第3号)により通知する。

(ア) 「開示する保有個人情報の内容」欄

特定した保有個人情報が明確になるよう当該保有個人情報の名称等を正確に記入する。

(イ) 「保有個人情報の開示の日時及び場所」欄

開示の日時は、あらかじめ、開示請求者と電話等で打ち合わせて記載するものとするが、開示決定通知書が開示請求者に到達するのに要する日数を考慮し、到達予定日から数日後の通常の勤務時間内の日時を指定するものとする。

開示の場所は、本庁の各課室の管理する保有個人情報の場合は、原則として総合窓口とする。

出先機関の管理する保有個人情報の場合は、原則として当該出先機関とし、開示の方法が視聴による場合は視聴が可能な場所を記入するものとする。

なお、上記により難いときは、他の場所を開示の場所とすることができるものとする。

イ 保有個人情報の一部の開示をする旨の決定をした場合

保有個人情報一部開示決定通知書(規則様式第4号)により通知する。

(ア) 「開示する保有個人情報の内容」欄及び「保有個人情報の開示の日時及び場所」欄

(イ) 「開示しない部分」欄及び「開示しない理由」欄

「開示しない部分」欄にあっては、条例第16条各号に該当する場合に、該当する部分について分かりやすく、具体的に記載するとともに、開示しない情報が判明しないよう配慮する。

「開示しない理由」欄にあっては、開示しない部分ごとに、条例第16条の何号に該当するのか、また、当該規定を適用する理由をできるだけ具体的に記載する。なお、複数の不開示項目に該当するときは、該当する条項ごとにその理由を記載する。

ウ 保有個人情報の開示をしない旨の決定をした場合

保有個人情報不開示決定通知書(規則様式第5号)により通知する。

(ア) 「開示請求に係る保有個人情報の内容」欄

(ア)に準ずるものとする。ただし、開示請求にかかる保有個人情報が不存在である場合又は存否応答拒否をする場合は、原則として開示請求書の「開示請求に係る保有個人情報の内容」欄に記載された事項をそのまま記入する。

(イ) 「開示しない理由」欄

開示しない部分ごとに、条例第16条の何号に該当するのか、また、当該規定を適用する理由をできるだけ具体的に記入する。なお、複数の不開示項目に該当するときは、該当する条項ごとにその理由を記入する。

なお、保有個人情報が不存在であることを理由として不開示決定を行う場合は、開示請求者が開示を求めている保有個人情報が実施機関に存在しない理由を記入する。

また、存否応答拒否をする場合には、開示請求に係る保有個人情報の存否を明らかにすることが不開示情報を開示することになる理由、また、当該保有個人情報が仮に存在した場合、条例第16条の何号に該当するのか、及び当該規定を適用する理由を記入する。

エ 開示請求を却下する場合

開示請求の内容があいまいで保有個人情報が特定できず、かつ、補正の命令にも応じない場合には不適法な開示請求であるとして請求を却下する。また、本人等であることが確認できない場合も同様とする。

なお、保有個人情報が特定できない場合であって補正に応じないときは、行政文書特定の妥当性という実質的判断を伴うことから、不開示決定とすることが適当な場合もあり得るので、必要に応じて政策企画課に協議するものとする。

開示請求を却下する場合は、却下通知書(様式第2号)により通知する。

(開示の実施)

第7条 総合窓口の職員は、開示の実施において、あらかじめ開示決定通知書により指定した日時、場所において開示請求者に必要な指示をした上で、保有個人情報を閲覧させ、又は写しの交付を行うとともに、開示請求者の求めに応じて説明するものとする。

(1) 本人等であることの確認

開示の実施に当たって、開示決定通知書の提示を求めるとともに、本人等の確認を行う。

また、書類等の提示を受けて確認を行った場合は、開示決定通知書の原議に当該書類の名称、番号、記号その他必要な事項を記載する。

(2) 文書、図画若しくは写真又はこれを撮影したマイクロフィルム(以下「文書等」という。)の開示方法

① 閲覧の方法

ア 全部開示の場合

原則として原本を閲覧に供する。当該文書等を汚損し、又は破損するおそれがあるときその他相当の理由により、原本を閲覧に供することができないときは、原本を電子複写機で複写し、当該複写物を閲覧に供する。

マイクロフィルムについては、マイクロフィルムをプリンターで複写した物を閲覧に供する。

イ 一部開示の場合

不開示とする部分だけ取りはずせるときは、当該不開示とする部分を取りはずして開示できる部分だけを閲覧に供する。

不開示とする部分だけを取りはずすことができないときは、原則として、全体を複写した上で不開示とする部分をマジック等により黒く塗りつぶし、それを更に複写した物を閲覧に供する。

ウ デジタルカメラ等での撮影等

開示請求者が、デジタルカメラやハンディコピー等を持参し、当該機器での文書等の撮影又は複写を求めた場合は、著作権法(昭和45年法律第48号)上の複製権を侵害するなどの支障がある場合を除き、閲覧行為の一環として当該撮影又は複写を認めることとする。ただし、当該機器の使用により、文書等が汚損又は破損するおそれがある場合や他の業務に支障が生じる場合は認めないこととする。なお、当該機器の使用に必要な電源等は、開示請求者個人の負担で確保することを条件とする。

② 文書等の写しの交付の方法

文書等については、電子複写機により当該文書等の写しを作成し、これを交付する。

マイクロフィルムについては、プリンターで複写した物を電子複写機により複写して交付する。

一部開示の場合は、閲覧の一部開示の場合と同様の方法により、開示できる部分のみ写しを作成し、これを交付する。

③ 写しの交付に当たっての留意事項

ア 写しの作成には、文書等の大きさが日本工業規格A列3番までの場合には原則として文書等と同じ大きさの用紙(A列3番、A列4番、B列4番又はB列5番のいずれかの用紙に限る。)を用いる。

また、文書等の大きさがA列3番を超える場合には、文書等と同じ大きさの用紙を用いて写しを作成し、又は適当な大きさの用紙を用いてはり合わせて写しを作成するものとする。

これらの場合において、複写する際の片面、両面の取扱いは、原則として原本と同様になるように行い、拡大、縮小及び編集を行わないものとするが、冊子等の見開きになった2頁分を1枚に複写することは妨げない。

イ カラーによる写しの交付については、開示請求者からカラーによる写しの交付の申出があった場合に限り、行うものとする

ウ 写しの交付部数は、請求1件につき1部とする。

(3) 電磁的記録の開示の方法

① 紙その他これに類するものに印字し、又は印画する方法により出力することができる電磁的記録(以下「紙等に出力できる電磁的記録」という。)の場合

ア 閲覧の方法

紙等に出力できる電磁的記録については、紙等に打ち出されたものを閲覧に供する。ただし、画面のハードコピー(画面に表示されている状態をそのまま印刷する機能を用いて出力したものをいう。以下同じ。)による閲覧は行わない。

なお、一部開示の場合及び文書等のデジタルカメラ等での撮影等については、(2)①イ及びウに準じて行うものとする。

イ 写しの交付の方法

紙等に出力できる電磁的記録については、紙等に打ち出されたものについて電子複写機により当該文書等の写しを作成し、これを交付する。ただし、画面のハードコピーによる写しの交付は行わない。

また、一部開示の場合は、閲覧の一部開示の場合と同様の方法で、開示できる部分だけの写しを作成し、これを交付する。

ウ 写しの交付に当たっての留意事項

(ウ)に準じて行うものとする。

エ 電磁的記録を複写したものの交付の方法

紙等に出力できる電磁的記録を複写したものの交付の請求があったときは、当該電磁的記録をフレキシブルディスクカートリッジ(日本工業規格X6223に適合する幅90ミリメートルのものとする。以下「フロッピーディスク」という。)又は光ディスク(日本工業規格X0606及びX6281に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものとする。以下同じ。)に複写することが、現有の機器等で容易に対応できる場合に行う。また、コンピュータウイルス感染を防止する観点から、開示請求者が持参する媒体を使用して交付することは認めない。

複写後の記録のファイル形式は原則として当該記録の原本のファイル形式と同じものとするが、変換が現有の機器等で容易に対応できる場合は、開示請求者の要望に応じることを妨げない。また、一件の請求により複数の保有個人情報(相当するファイル)を請求された場合は、当該複数のファイルを1枚のフロッピーディスク又は光ディスクに合わせて複写し、交付することができるものとする。

なお、一部開示については、一般的に不開示情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるとは認められないため、原則として電磁的記録の複写したものの交付による開示は行わない。

② 紙その他これに類するものに印字し、又は印画できない電磁的記録(以下「紙等に出力できない電磁的記録」という。)の場合

ア 視聴の方法

紙等に出力できない電磁的記録については、それぞれの記録媒体に対応した再生機器で視聴に供することとする。

なお、一部開示については、一般的に不開示情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるとは認められないため、原則として巻又は枚等を単位として開示又は不開示を決定し、それにより視聴に供する。

イ 電磁的記録を複写したものの交付の方法

紙等に出力できない電磁的記録の複写したものの交付の請求があったときは、上記アにおいて開示が可能であるものについて、当該電磁的記録を録音カセットテープ(日本工業規格C5568に適合する記録時間120分のものとする。以下同じ。)又はビデオカセットテープ(日本工業規格C5581に適合する記録時間120分のものとする。以下同じ。)に複写することが、現有の機器等で容易に対応できる場合に行う。

(4) 費用の徴収

交付する文書等の写しの枚数に、1枚につき町長が定めた金額を乗じて得た金額を、開示を実施する場所において徴収するものとし、一般会計の歳入科目は、「(款)諸収入(項)雑入(目)雑入(節)雑入」とする。

(5) 郵便又は信書便による写しの交付を行う場合の手続き

① 郵便又は信書便により開示請求が行われた場合でも、開示の実施に当たっては、原則として、本庁各課室の場合は総合窓口、出先機関の場合は当該出先機関で、本人等であることを確認の上、閲覧、写しの交付等を行うこととする。

② 写しの交付を郵便又は信書便によって行うことを求められた場合は、文書等の写しの送付に際し、本人等の確認を第5条第1項第2号①エに準じて行う。なお、本人等確認に当たっては、の場所で開示を受けることができないことを証する書類の添付は不要とする。(開示請求書の提出があった時に、開示請求書を総合窓口等へ直接持参できないことを証する書面の提出を求めているからである。したがって、開示請求書を提出するときには開示請求書を総合窓口へ直接持参できないが、開示実施の時点では総合窓口等で開示を受けることが可能と思われる場合においてもなお、写しの交付を郵便又は信書便によって行うことを求められたときには、の場所で開示を受けることができないことを証する書類の提出を求めるものとする。)

③ 事務担当課等は、写しの交付に要する額及びその郵便又は信書便での送付に要する切手代等を算定した上で、所要額について開示請求者の了承を得る。事務担当課等が本庁各課室の場合にあっては、その旨、情報室に連絡すること。

④ 政策企画課又は出先機関は、での確認のもとに調定手続を行い、文書等の写しの交付費用に係る領収書を発行する。

(簡易開示)

第8条 簡易開示の事務は、次のとおり行うものとする。

(1) 開示請求及び開示の特例(以下「簡易開示」という。)の対象とする保有個人情報

① 基準

簡易開示の対象とする保有個人情報を定めるに当たっては、次の基準により行うものとする。

ア 同種の開示請求が多く行われると見込まれるもの

イ 一定の時期に開示請求が集中すると見込まれるもの

ウ 情報の記録形態が定型的で、開示に関する判断をあらかじめ一律に行っておくことになじむもの

エ 実務上、即時の開示に対応することが可能なもの

② 協議

政策企画課長は、簡易開示の対象とする保有個人情報を定めるに当たっては、あらかじめ事務担当課長に協議するものとする。

③ 制度の周知

政策企画課長は、簡易開示の対象とする保有個人情報を定めたときは、その周知に努めるものとする。

(2) 簡易開示の実施

① 場所及び期間

簡易開示は、原則として、事務担当課等において行うものとする。ただし、やむを得ない理由があるときは、当該事務担当課等以外の場所において実施することができるものとする。

簡易開示を実施する期間は、保有個人情報の性質、内容、記録形態、対象となる個人数を考慮し、概ね1か月程度を目安とするものとする。

② 開示

ア 開示の方法

開示は、開示請求者が本人等あることの確認を行った上で、適宜、簡易開示に供するために作成した文書等の閲覧により行うものとする。なお、当該文書等の写しの交付は行わないが、当該文書等の閲覧に代えて、任意の様式に本人の得点等を転記したものを交付することができるものとする。

また、事務担当課等において開示請求した者の氏名等を、簡易開示処理票(様式第3号)に記録する。

イ 結果の報告

口頭による開示請求により開示を実施した事務担当課等は、当該開示の期間終了後速やかに、簡易開示実施報告書(様式第4号)を総合窓口へ提出するものとする。

(訂正請求書の受付等)

第9条 訂正請求書の事務は、次のとおり行うものとする。

(1) 相談及び案内

① 訂正を求める保有個人情報について、訂正請求に係る保有個人情報の本人等がこの条例に基づき開示を受けたものであるかどうかを確認するものとする。

② 訂正は、保有個人情報の「内容が真実でない」場合に行われるものであることから、訂正を求める内容が明らかに、客観的な事実に関するものでないと認められる場合は、訂正請求の対象にならない旨を説明するものとする。

③ 訂正請求に係る保有個人情報について、条例第46条第3項に規定する他の法令等の規定により訂正の請求に係る定めがあるときは、当該法令等により訂正の請求ができることを説明し、当該事務を所掌する事務担当課等へ案内するなど適切な対応に努めるものとする。

④ 開示決定通知書により、訂正請求に係る保有個人情報の事務担当課等を確認し、当該保有個人情報が記録された保有個人情報を具体的に特定し、訂正請求書の記載方法等の指導を行うものとする。

⑤ 保有個人情報訂正請求書(規則様式第13号。以下「訂正請求書」という。)は、訂正請求をしようとする者が直接、総合窓口等へ持参するよう求めるものとする。

(2) 訂正請求書の提出があった場合の事務

① 本人等であることの確認

訂正請求書の提出があったときは、訂正請求をした者(以下「訂正請求者」という。)が訂正請求に係る本人等であることの確認を第5条(開示請求書の受付等)に準じて行うものとする。

② 訂正請求書の記載事項を確認する際の留意事項

ア 「訂正請求に係る保有個人情報の内容」欄

訂正請求に係る保有個人情報のうち、どの部分をどのように訂正するかがわかるように具体的に記載してもらう。

イ 「訂正を求める趣旨及び理由」欄

訂正請求に係る保有個人情報のうち、訂正を求める箇所及びその内容並びに訂正を求める理由が具体的に記載されていること。

ウ 訂正を求める内容が事実に合致することを証明する資料

訂正請求をしようとする者に、訂正を求める内容が事実に合致することを明らかにする資料の提示又は提出が必要である旨を説明し、当該資料の提出又は提示を求めるものとする。提示を受けた場合は、訂正請求者の同意を得た上でその写しを作成し、訂正請求書に添付するものとする。

エ その他

第5条(開示請求書の受付等)に準じて行うものとする。

③ 訂正請求書の受付

第5条(開示請求書の受付等)に準じて行うものとする。

④ 訂正請求書の職員記入欄の記入

第5条(開示請求書の受付等)に準じて行うものとする。

⑤ 訂正請求者への説明

訂正請求書が提出されたときは、訂正請求者に対して次のことを説明するものとする。

ア 条例第31条に規定する訂正及び不訂正の決定(以下「訂正決定等」という。)は、訂正請求書が提出された日から起算して30日以内に決定し、その内容を通知すること。事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、この期間を60日を超えない範囲で延長することがあり、この場合は、書面により通知すること。

イ 訂正請求に係る保有個人情報の事実認定等で訂正決定等に特に長期間を要するときは、60日を超えて訂正決定等を行うことがあり、その場合は、訂正請求書が提出された日から起算して30日以内にその理由及び訂正決定等をする期限等を書面により通知すること。

ウ 訂正をするかどうかを決定したときは、訂正請求者に対し書面により通知すること。

⑥ 訂正請求書の補正

第5条(開示請求書の受付等)に準じて行うものとする。

⑦ 訂正請求書が提出された後の処理

第5条(開示請求書の受付等)に準じて行うものとする。

(訂正決定等)

第10条 訂正決定等の事務は、次のとおり行うものとする。

(1) 訂正請求に係る保有個人情報の範囲の特定

第6条(開示決定等)に準じて行うものとする。

(2) 訂正の可否の検討

① 調査の実施

事務担当課等は、訂正請求に係る保有個人情報について訂正請求書に添付された資料が真正なものであるかどうか、あるいは訂正をする権限があるかどうか等について、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により必要な調査を行うものとする。

② 調査に当たっての留意事項

関係者への事情聴取を行うときは、訂正請求者の識別性を消去して行うなど訂正請求者の権利利益の保護に十分配慮するものとする。

③ 関係課等との協議

必要に応じて、関係する事務担当課等と協議するほか、政策企画課に相談するものとする。

(3) 決裁区分

第6条第1項第3号と同様である。

(4) 訂正決定等の期間の延長

① 訂正決定等の期間の延長

事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、訂正請求書が提出された日から起算して60日を限度として、訂正決定等の期間を延長することができる。

この場合、事務担当課等の長は、当該期間を延長する旨の決定をし、訂正請求者に対し、遅滞なく、保有個人情報訂正決定等期間延長通知書(規則様式第16号)により通知するとともに、当該通知書の写しを情報室に送付する。

なお、決定期間の延長通知は、法令上の権利、義務を直接変更するものではないため処分には該当しないが、条例第32条第2項の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

② 訂正決定等の期限の特例

事実認定に著しく時間を要する等、60日を超えて訂正決定等を行う場合は、相当の期間内に訂正決定等をする。

この場合、事務担当課等の長は、訂正請求書が提出された日から起算して30日以内に、条例第33条を適用する旨の決定をし、訂正請求者に対し、保有個人情報訂正決定等期間特例延長通知書(規則様式第17号)によりその旨を通知するとともに、当該通知書の写しを政策企画課に送付する。

なお、決定期間の特例延長通知は、法令上の権利、義務を直接変更するものではないため処分には該当しないが条例第33条の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

(5) 事案の移送

① 事案の移送の協議

開示決定等に準じて行うものとする。

② 事案の移送の決定等

開示決定等に準じて行うものとする。

③ 訂正請求者への通知

開示決定等に準じて行うものとする。

ただし、訂正請求者に対する移送の通知は、保有個人情報訂正請求事案移送通知書(規則様式第18号)によるものとする。

④ その他

移送を受けた実施機関が訂正決定をした場合は、移送した実施機関に対し、その旨を通知し、通知を受けた移送した実施機関は、当該訂正決定に基づき訂正を実施しなければならない。

(6) 訂正決定通知等の留意事項

① 保有個人情報の訂正をする旨の決定をした場合

保有個人情報訂正決定通知書(規則様式第14号)により通知する。

ア 「訂正をする具体的内容」欄

訂正請求に係る保有個人情報について、実施機関においてどのように訂正したかが分かるように具体的に記入するものとする。

② 保有個人情報の訂正をしない旨の決定をした場合

保有個人情報不訂正決定通知書(規則様式第15号)により通知する。

ア 「訂正をしない理由」欄

請求に係る保有個人情報について、実施機関においてなぜ訂正しないかが分かるように具体的に記入するものとする。

(7) 訂正請求を却下する場合

第6条第1項第7号⑦エに準じて行うものとする。

訂正請求を却下する場合は、却下通知書(様式第2号)により通知する。

(訂正の実施)

第11条 訂正請求に係る保有個人情報の訂正をする旨の決定をしたときは、速やかに訂正をするものとする。

また、訂正に時間等を要する場合は、訂正に必要な合理的な期間内に訂正をするものとする。

(1) 保有個人情報の訂正の方法

訂正は次の方法により行うほか、保有個人情報の内容及び記録媒体の種類・性質に応じ、適当と認められる方法により行うものとする。具体的には、次のような方法が考えられる。

① 文書等の訂正

ア 誤った保有個人情報の上に二本線を引き、余白部分に朱書き等で事実に合致した正確な保有個人情報を新たに記録する。

イ 記載が不十分な保有個人情報の余白部分に朱書き等で正確な情報を追加する。

ウ 削除する保有個人情報が記録された部分を塗りつぶす。

エ 誤った保有個人情報を完全に消去し、正確な情報を新たに記入する。

オ 下線を引くこと等により誤った保有個人情報を明示した上で、当該保有個人情報が事実でない旨及び訂正後の内容を注記する。

カ 別紙に保有個人情報が事実でない旨及び訂正後の内容を記載し、誤った保有個人情報が記録された文書等に添付する。

② 電磁的記録の訂正

当該電磁的記録の誤った保有個人情報を記録した部分について、情報の訂正、削除又は追加を行う。

(2) 保有個人情報の提供先への通知

訂正決定に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を保有個人情報訂正通知書(規則様式第19号)により通知するものとする。

(利用停止請求)

第12条 利用停止請求の事務は、次のとおり行うものとする。

(1) 相談及び案内

① 利用停止を求める保有個人情報について、利用停止請求に係る保有個人情報の本人等がこの条例に基づき開示を受けたものであるかどうかを確認するものとする。

② 利用停止請求は、条例第36条第1項各号に定める規定に違反して保有個人情報を取り扱っていると認められる場合に行うことができることを説明する。

③ 利用停止請求に係る保有個人情報について、条例第46条第4項に規定する他の法令等の規定により利用停止の請求に係る定めがあるときは、当該法令等により利用停止の請求ができることを説明し、当該事務を所掌する事務担当課等へ案内するなど適切な対応に努めるものとする。

④ 保有個人情報利用停止請求書(規則様式第20号。以下「利用停止請求書」という。)は、利用停止請求をしようとする者が直接、総合窓口等へ持参するよう求めるものとする。

⑤ 開示決定通知書等により、利用停止請求に係る保有個人情報の事務担当課等を確認し、当該保有個人情報が記録された行政文書を具体的に特定し、利用停止請求書の記載方法等の指導を行うものとする。

(2) 利用停止請求書の提出があった場合の事務

① 本人等であることの確認

利用停止請求書の提出があったときは、利用停止請求をした者(以下「利用停止請求者」という。)が利用停止請求に係る本人等であることの確認を第3(開示請求書の受付等)2(1)に準じて行うものとする。

② 利用停止請求書の記載事項を確認する際の留意事項

ア 「利用停止請求に係る保有個人情報の内容」欄

利用停止請求に係る保有個人情報を特定することができるよう具体的に記載してもらう。

イ 「利用停止を求める趣旨及び理由」欄

実施機関が行っている保有個人情報の取扱いの実態が条例第36条第1項各号に定めるどの規定に違反しているかがわかるように、できるだけ具体的に記載してもらうこと。

(3) 利用停止請求書の受付

開示請求書の受付等に準じて行うものとする。

(4) 利用停止請求書の職員記入欄の記入

開示請求書の受付等に準じて行うものとする。

(5) 利用停止請求者への説明

利用停止請求書が提出されたときは、利用停止請求者に対して次のことを説明するものとする。

① 条例第39条に規定する利用停止及び利用不停止の決定(以下「利用停止決定等」という。)は、利用停止請求書が提出された日から起算して30日以内に決定し、その内容を通知すること。事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、この期間を60日を超えない範囲で延長することがあり、この場合は、書面により通知すること。

② 利用停止請求に係る保有個人情報の事実認定等で利用停止決定等に特に長期間を要するときは、60日を超えて利用停止決定等を行うことがあり、その場合は、利用停止請求書が提出された日から起算して30日以内にその理由及び利用停止決定等をする期限等を書面により通知すること。

③ 利用停止をするかどうかを決定したときは、利用停止請求者に対し書面により通知すること。

(6) 利用停止請求書の補正

開示請求書の受付等に準じて行うものとする。

(7) 利用停止請求書が提出された後の処理

開示請求書の受付等に準じて行うものとする。

(利用停止決定等)

第13条 利用停止決定等の事務は、次のとおり行うものとする。

(1) 利用停止請求に係る保有個人情報の範囲の特定

開示決定等に準じて行うものとする。

(2) 利用停止の可否の検討

① 調査の実施

事務担当課等は、利用停止請求に係る保有個人情報について、当該保有個人情報の取扱いが条例第36条第1項各号の規定に違反しているかどうかについて、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により必要な調査を行うものとする。

② 調査に当たっての留意事項

関係者への事情聴取を行うときは、利用停止請求者の識別性を消去して行うなど利用停止請求者の権利利益の保護に十分配慮するものとする。

③ 関係課等との協議

必要に応じて、関係する事務担当課等と協議するほか、政策企画課に相談するものとする。

(3) 決裁区分

第6条第1項第3号と同様である。

(4) 利用停止決定等の期間の延長

① 利用停止決定等の期間の延長

事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、利用停止請求書が提出された日から起算して60日を限度として、利用停止決定等の期間を延長することができる。

この場合、事務担当課等の長は、当該期間を延長する旨の決定をし、利用停止請求者に対し、遅滞なく、保有個人情報利用停止決定等期間延長通知書(規則様式第23号)により通知するとともに、当該通知書の写しを政策企画課に送付する。

なお、決定期間の延長通知は、法令上の権利、義務を直接変更するものではないため処分には該当しないが、条例第40条第2項の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

② 利用停止決定等の期限の特例

事実認定に著しく時間を要する等、60日を超えて訂正決定等を行う場合は、相当の期間内に利用停止決定等をする。

この場合、事務担当課等の長は、利用停止請求書が提出された日から起算して30日以内に、条例第41条を適用する旨の決定をし、利用停止請求者に対し、保有個人情報利用停止決定等期間特例延長通知書(規則様式第24号)によりその旨を通知するとともに、当該通知書の写しを政策企画課に送付する。

なお、決定期間の特例延長通知は、法令上の権利、義務を直接変更するものではないため処分には該当しないが条例第41条の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

(5) 利用停止決定通知等の留意事項

① 保有個人情報の利用停止をする旨の決定をした場合

保有個人情報利用停止決定通知書(規則様式第21号)により通知する。

ア 「利用停止をする具体的内容及び利用停止の手段」欄

利用停止請求に係る保有個人情報について、実施機関においてどのような内容をどのようにして利用停止するかが分かるように具体的に記入するものとする。

② 保有個人情報の利用を停止しない旨の決定をした場合

保有個人情報利用不停止決定通知書(規則様式第22号)により通知する。

ア 「利用停止をしない理由」欄

利用停止請求に係る保有個人情報について、実施機関においてなぜ利用を停止しないか分かるように具体的に記入するものとする。

なお、消去の請求に対して利用の停止にとどめる場合は、なぜ消去が必要でないかの理由を記入する。

また、利用停止をすることにより、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあるために利用停止をしない場合は、なぜそのようなおそれがあると認定したかの理由を記入する。

(6) 利用停止請求を却下する場合

開示決定等に準じて行うものとする。

利用停止請求を却下する場合は、却下通知書(様式第2号)により通知する。

(利用停止の実施)

第14条 利用停止請求に係る保有個人情報の利用を停止をする旨の決定をしたときは、速やかに、保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止を行うものとする。

(1) 利用停止の方法

利用停止は次の方法により行うほか、保有個人情報の内容及び記録媒体の種類・性質に応じ、適当と認められる方法により行うものとする。

具体的には、次のような方法が考えられる。

① 利用の停止又は提供の停止の方法

ア 保有個人情報が記録されたデータベースへのアクセスを停止する。

イ 定期的な文書等の送付を中止する。

② 消去の方法

ア 保有個人情報が記録された部分を塗りつぶす(文書等の場合)。

イ 保有個人情報が記録された部分を電磁的に消去する(電磁的記録の場合)。

(2) 提供先に対する措置

利用停止請求に係る保有個人情報の提供の停止を行う場合は、必要に応じて、提供先に対して当該保有個人情報の廃棄等適切な対応を求めるものとする。

(審査請求)

第15条 審査請求の事務は、次のとおり行うものとする。

(1) 審査請求書の受付

① 情報室へ審査請求書が提出された場合

受領の上、直ちに事務担当課等(事務担当課等が出先機関の場合は、本庁主管課。以下第13の2から4において同じ。)へ送付する。

② 本庁各課へ審査請求書が提出された場合

審査請求書を受理し、その旨を政策企画課へ通知する。

③ 出先機関へ審査請求書が提出された場合

受領の上、直ちに本庁主管課へ送付するとともに、その旨を政策企画課へ通知する。

(2) 事務担当課等における審査請求の審査等

① 審査請求の形式的審査

審査請求書の提出があった場合において、事務担当課等は、次のとおり当該審査請求書の審査を行うものとする。

ア 審査請求書の記載事項の確認(行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条第2項関係)

イ 審査請求人の押印の有無

ウ 審査請求期間の確認(行政不服審査法第18条関係)

エ 審査請求適格の有無

② 審査請求書の補正

事務担当課等は、審査請求が審査請求人適格の欠如、審査請求期間の徒過等の理由で不適法であるときは、却下をするものとする。

ただし、審査請求書を補正することができるものである場合は、行政不服審査法第23条の規定により、審査請求人に対し相当の期間を定めて補正を命じなければならないものとする。

(3) 第三者から審査請求があった場合の取扱い

第三者に関する情報が記録されている保有個人情報に係る開示決定等に対して、当該第三者から審査請求があったときは、当該審査請求が提起されただけで開示の実施が自動的に停止されるものではない(行政不服審査法第25条第1項)ため、事務担当課等は、審査請求人に対して執行停止の申立てをする必要があることを説明するとともに、職権による執行停止(行政不服審査法第25条第2項)について検討しなければならない。

(4) 審議会への諮問等

① 諮問書の作成等

事務担当課等は、上記2により審査請求の審査等を行った後、速やかに、諮問書(様式第5号)に必要な資料を添え、政策企画課を経由して審議会に条例第42条第1項の規定により、次の場合を除き諮問しなければならない。

ア 審査請求を却下する場合

イ 全部を開示する場合(ただし、反対意見書が提出されている場合を除く)

ウ 全部を容認して訂正をする場合

エ 全部を容認して利用停止をする場合

なお、審査請求のあった開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に係る保有個人情報に記録されている情報が、審議会の審査に当たり特別の配慮を必要とするものであるときは、事務担当課等は、政策企画課を経由して審議会に対し、その旨を申し出ることができる。

② 諮問した旨の通知

審議会に諮問した事務担当課等(以下「諮問庁」という。)は、諮問した後、次に掲げる者に多度津町個人情報保護審議会諮問通知書(様式第6号)により、諮問した旨を通知する。

ア 審査請求人及び参加人(行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)

イ 開示請求者(開示請求者が審査請求人及び参加人である場合を除く。)

ウ 当該審査請求に係る保有個人情報の開示に反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人及び参加人である場合を除く。)

(5) 審議会への対応等

① 審議会への保有個人情報の提示(インカメラ審理への対応)

諮問庁は、条例第48条第1項の規定により審議会から審査請求のあった開示決定等に係る保有個人情報の提示を求められたときは、当該保有個人情報を審議会に提示するものとする。ただし、審議会の了承を得たときは、保有個人情報の写しをもって提示することができる。

② 審議会への資料の提出等(ヴォーン・インデックスの作成等)

諮問庁は、条例第48条第3項の規定により審議会から審査請求のあった開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に係る保有個人情報に含まれている情報の内容を審議会の指定する方法により分類し、又は整理した資料の作成・提出を求められた場合、又は条例第48条第4項の規定により審議会から審査請求に係る事件に関し、意見書又は資料の提出等を求められた場合は、政策企画課と調整の上、これに対応するものとする。

(6) 裁決

① 審議会の答申があったときは、諮問庁においては、その答申を尊重して裁決を行わなければならない。この場合、諮問庁は、裁決書の謄本の写しを政策企画課へ送付するものとする。

② 審査請求に対する裁決等が、次のいずれかに該当する場合には、条例第43条において準用する条例第24条第3項の規定により、第4(開示決定等)6(4)に定める措置に準じた措置等を講ずるものとする。

ア 開示決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決

イ 審査請求に係る開示決定等(開示請求に係る保有個人情報の全部を開示する旨の決定を除く。)を変更し、当該審査請求に係る保有個人情報を開示する旨の裁決(第三者である参加人が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示している場合に限る。)

(苦情処理)

第16条 実施機関における個人情報の取扱いについて、総合窓口等に苦情の申出があった場合は、申出の趣旨、内容等を十分に聴取し、実施機関に関する苦情処理記録票(様式第7号)に記録するとともに、苦情の趣旨、申出者の意向等に応じて関係機関に照会する等の方法により適切かつ迅速な処理に努めるものとする。

申出の内容が他の制度により対応すべきものであるときは、その旨を説明するとともに、事務担当課等へ案内するなど適切に対応するものとする。

事務担当課等で苦情の申出に対応したときは、実施機関に関する苦情処理記録票(様式第7号)の写しを総合窓口へ送付するものとする。

なお、苦情の申出の内容が、個人情報保護制度のあり方に関するもので、必要と認められる場合は、審議会に諮問するなど適切な処理に努めるものとする。

(事業者に対する苦情の処理のあっせん等)

第17条 事業者が行う個人情報の取扱いに関する苦情の処理のあっせん等は、次のとおり行うものとする。

(1) 苦情受付の窓口

個人情報の取扱いに関し事業者と本人との間に生じた苦情の受付窓口は、総合窓口とする。

総合窓口では、必要に応じて、指導担当課、その他関係機関と連絡調整を図るなど、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。

(2) あっせん等

個人情報の取扱に関して、本人から苦情の相談があった場合は、その趣旨、内容等を十分に聴取し、事業者に関する苦情処理記録票(様式第7号)に記録するとともに、苦情の趣旨、相談者の意向等に応じて助言、あっせん、関係機関への情報提供を行うなど適切かつ迅速な処理に努めるものとする。

(施行状況の公表)

第18条 施行状況の公表は、次の事項について、毎年5月末日までに前年度の施行状況を多度津町広報に登載して公表するものとする。

(1) 個人情報取扱事務の登録の件数

(2) 開示請求、訂正請求及び利用停止請求の件数

(3) 開示請求、訂正請求及び利用停止請求の処理状況

(4) 審査請求の件数

(5) 審査請求の処理状況

(6) その他必要な事項

附 則

この要綱は、平成17年7月1日から施行する。

附 則(平成24年10月1日要綱第42号)

この要綱は、平成24年10月1日から施行する。

附 則(平成28年3月3日要綱第7号)

(施行期日)

1 この要綱は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの要綱の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの要綱の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

3 この要綱の施行の際、第1条の規定による改正前の多度津町個人情報保護事務取扱要綱、第2条の規定による改正前の多度津町成年後見制度利用支援事業実施要綱、第3条の規定による改正前の多度津町ホームヘルプサービス事業運営要綱、第4条の規定による改正前の多度津町介護保険料減免要綱、第5条の規定による改正前の多度津町高齢者短期入所支援(のびのびショートステイ)事業実施要綱、第6条の規定による改正前の多度津町地域活動支援センター事業実施要綱、第7条の規定による改正前の多度津町移動支援事業実施要綱、第8条の規定による改正前の多度津町福祉ホーム事業実施要綱、第9条の規定による改正前の多度津町日中一時支援事業実施要綱、第10条の規定による改正前の多度津町更生訓練費給付事業実施要綱、第11条の規定による改正前の多度津町身体障害者用自動車改造費助成事業実施要綱、第12条の規定による改正前の多子軽減措置に伴う償還払いによる障害児通所給付費支給要綱、第13条の規定による改正前の多度津町障害者等日常生活用具給付等事業実施要綱、第14条の規定による改正前の多度津町障害者控除対象者認定実施要綱、第15条の規定による改正前の多度津町国民健康保険被保険者証の返還及び被保険者資格証明書の交付等に関する事務処理要綱及び第16条の規定による改正前の多度津町犬及び猫の不妊・去勢手術費助成金交付要綱に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

多度津町個人情報保護事務取扱要綱

平成17年6月24日 要綱第9号

(平成28年4月1日施行)